جلوگیری از استعفای شغلی با اتوماسیون

رویکرد هوشمندانه استفاده از اتوماسیون برای مقابله با استعفای کارمندان

فرایند های اتوماسیون هوشمند، الزامی برای کسب و کار ها جهت ایجاد همکاری میان انسان ها و ماشین هاست که انجام این کار تجربه کارمندان (‏EX) و در نهایت، بهره وری را بهبود می‌بخشد.

استعفای دسته جمعی پدیده ای جدید است که ظی آن، کارمندانی که دیگر معنا یا هدفی در حرفه خود نمی بینند، به طور زنجیره وار برای یافتن راه های جایگزین برای زندگی از شغل خود خارج می شوند. در واقع، در سال ۲۰۲۱، در هر ماه به طور متوسط بیشتر از ۳.۹۸ میلیون کارگر وکارمند کار خود را  ترک می‌کنند، که رکورد ۲۰۱۹ با میانگین ماهانه ۳.۵ میلیون را شکسته اند. ​

به دنبال مشکلات سال های اخیر مانند افزایش مخارج زندگی و پاندمی کوید ۱۹ ، کارمندان در بسیاری از حوزه های کاری مختلف در سراسر جهان دچار یک وضعیت خود ارزیابی عمیق شده‌اند و از خود سوالاتی در مورد اهمیت و هدف زندگی می‌پرسند. بسیاری از کارگران به این نتیجه دردناک رسیده‌اند که کارشان بی‌معنی است. برخی دیگر نگران هستند که با پیچیده‌تر شدن ربات‌ها، این سیستم های خودکار و خودمختار قادر خواهند بود کارها را سریع‌تر و ارزان‌تر از آنچه که مردم می‌توانند انجام دهند. ​

با ترکیب کاهش رضایت شغلی و ترس از اینکه مشاغل توسط ربات‌ها تصاحب شوند، بسیاری از افراد به وضوح به دنبال گزینه‌های جایگزین برای کارشان هستند. به عنوان مثال، با توجه به گزارش سایت مک کینزی، بسیاری از شرکت‌ها در حال حاضر گزینه‌های دورکاری و برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر را برای پاسخگویی به این تقاضا ارائه داده اند. تجارت الکترونیک نیز به عنوان مشاغل فرد محور که می توانند تمامی جنبه های زندگی را در بر می گیرند، رشد کرده‌ است. بیماری همه‌گیر کرونا نیز شرایطی را برای کارکنان ایجاد کرده‌ است که دیگر به دلیل فاصله فیزیکی، پایبندی محیطی به کار خود نداشته و همین موضوع نیز آمار استعفا های شغلی را بالا برده است.

استعفای شغلی در دوران کرونا

طبق گزارش اخیر مایکروسافت، تخمین زده می‌شود که بیش از ۴۰ درصد نیروی کار در سراسر جهان با ترک شغل خود در سال جاری دست و پنجه نرم می کنند. این امر به نوبه خود موجب می شود تا شرکت ها برای مقابله با این مهاجرت دسته جمعی با مشکلاتی مواجه شوند. اگرچه رسیدگی به نیاز های کارمندان امری بدیهی و مهم است، اما در عمل ممکن است رسیدگی به خواسته‌های کارمندان دشوار باشد؛ به خصوص هنگامی که بسیاری از آن‌ها از راه دور کار می‌کنند.

اما برای رسیدگی به این موضوع راه حلی وجود دارد. این راه حل، حذف جنبه‌های ناخوشایند یک شغل است؛ یغتی کار های خسته‌کننده، اضافی، و چالش برانگیز. اکنون سوال اصلی این است: آیا این کار می‌تواند به روشی انجام شود که نه تنها به نفع کارمندان، بلکه به نفع کسب‌وکار نیز باشد؟

۸ مزایای یک رویکرد هوشمندانه اتوماسیون

  1. افزایش رضایت و حفظ کارمندان
  2. کاهش خستگی کارگر
  3. تعادل بهتر بین کار و زندگی
  4. هم‌کاری بیشتر میان تیم‌های چندوظیفه ­ای
  5. بهبود بهره وری
  6. کاهش هزینه ها
  7. بهبود تجربه مشتری
  8. تصمیمات تجاری بهتر

اتوماسیون راه نجات است

​​​​​​​​پاسخ بالا “بله” است. با کمال تعجب، راه‌حل این مشکل چیزی است که بسیاری از سازمان‌ها در حال حاضر از آن استفاده : اتوماسیون. ​

این راه‌حل تنها در خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار نیست، بلکه در تغییر روشی است که مردم اتوماسیون را در سراسر محل کار مشاهده می‌کنند. برای انجام این کار، باید راهبردهای اتوماسیون را که برای بهبود فرآیندها و تجربه مشتری به کار رفته‌ اند را برای پشتیبانی از کارمندان تغییر دهید. این چشم‌انداز جدید نه تنها می‌تواند روند کار را تغییر دهد، بلکه محل کار را به محیطی با ارزش­تر برای کارفرمایان و کارمندان تبدیل می کند و همکاری هوشمندی میان فرایند های دیجیتالی و کارمندان ایجاد کند. ​

کارکنانی که از وظایف روزمره و دست و پا گیر رها شده‌اند، قادر به تمرکز بر کارهای مهم‌تر هستند. سازمان‌هایی که به دنبال جذب و حفظ استعدادهای برتر هستند، می‌توانند از اتوماسیون برای بهبود تجربه کارمندان استفاده کنند و آن را با دستمزدهای بالاتر و برنامه‌های انعطاف‌پذیر به کار گیرند. با این حال، شرکت‌ها می‌توانند جریان کار کسب‌وکار را در این فرآیند بهبود ببخشند، هزینه‌ها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهند. ​

اکنون می توان به استعفای دسته جمعی پایان داد

​​​​​​​​اتوماسیون یک راه‌حل ساده برای خلاصی کارمندان از برخی فعالیت های زمانبر و خسته کننده در طول روز است. با توجه به مطالعات انجام شده در حوزه اتوماسیون هوشمند، ۸۲ درصد از مدیران با استناد به افزایش بهره‌وری کارکنان و یا روحیه آن ها به عنوان یک عامل انگیزشی کلیدی، از این راهبرد حمایت کرده اند. در واقع، ۹۲ درصد از پاسخ دهندگان به یک نظرسنجی در این حوزه، بهبود در رضایت کارمندان را به عنوان نتیجه اقدامات اتوماسیون عنوان کرده اند. ​

از سوی دیگر، بسیاری از سازمان‌ها مطمئن نیستند که از کجا شروع کنند. زیرا این کار مساله ساده ای نیست که بتوان با آزمون و خطا از آن نتیجه گرفت. گنجاندن روش‌های هوشمندانه و مردم محور – و نه روش‌هایی که تنها مبتنی بر سیستم ها باشند – در اجرای این کار، حیاتی است. به عنوان مثال، خودکارسازی ثبت داده‌ها از فاکتورها یا قراردادها در پایگاه‌داده‌های مربوطه، کارکنان را از نیاز به انجام این کار یکنواخت و تکراری خلاص می‌کند. ​

مطالعات سال ۲۰۲۲ نشان داده اند که رهبران کسب‌وکار ها علاقه زیادی به استفاده از جریان کاری هشت مرحله ای برای در بخش های مربوط به مشتری، عملیاتی و مالی، با تاکید بر خودکارسازی تعاملات هستند که به صورت زیر انجام می شوند:

  • اتوماسیون حساب‌های پرداختنی
  • ​​​​​​​​پردازش تراکنش
  • ​​​​​​​​ پردازش صورت حساب بانکی
  • ​​​​​​​​مدیریت امنیت اسناد
  • ​​​​​​​​ اتوماسیون صورتحساب ها
  • ​​​​​​​​استخدام
  • ​​​​​​​​پستی دیجیتال
  • ​​​​​​​​ رسیدگی به مطالبات
استفاده از هوش مصنوعی برای مقابله با استعفا کارمندان

​​​​​​​​اتوماسیون یک راه‌حل ساده برای خلاصی کارمندان از برخی فعالیت های زمانبر و خسته کننده در طول روز است. با توجه به مطالعات انجام شده در حوزه اتوماسیون هوشمند، ۸۲ درصد از مدیران با استناد به افزایش بهره‌وری کارکنان و یا روحیه آن ها به عنوان یک عامل انگیزشی کلیدی، از این راهبرد حمایت کرده اند. در واقع، ۹۲ درصد از پاسخ دهندگان به یک نظرسنجی در این حوزه، بهبود در رضایت کارمندان را به عنوان نتیجه اقدامات اتوماسیون عنوان کرده اند. ​

از سوی دیگر، بسیاری از سازمان‌ها مطمئن نیستند که از کجا شروع کنند. زیرا این کار مساله ساده ای نیست که بتوان با آزمون و خطا از آن نتیجه گرفت. گنجاندن روش‌های هوشمندانه و مردم محور – و نه روش‌هایی که تنها مبتنی بر سیستم ها باشند – در اجرای این کار، حیاتی است. به عنوان مثال، خودکارسازی ثبت داده‌ها از فاکتورها یا قراردادها در پایگاه‌داده‌های مربوطه، کارکنان را از نیاز به انجام این کار یکنواخت و تکراری خلاص می‌کند. ​

مطالعات سال ۲۰۲۲ نشان داده اند که رهبران کسب‌وکار ها علاقه زیادی به استفاده از جریان کاری هشت مرحله ای برای در بخش های مربوط به مشتری، عملیاتی و مالی، با تاکید بر خودکارسازی تعاملات هستند که به صورت زیر انجام می شوند:

  • اتوماسیون حساب‌های پرداختنی
  • ​​​​​​​​پردازش تراکنش
  • ​​​​​​​​ پردازش صورت حساب بانکی
  • ​​​​​​​​مدیریت امنیت اسناد
  • ​​​​​​​​ اتوماسیون صورتحساب ها
  • ​​​​​​​​استخدام
  • ​​​​​​​​پستی دیجیتال
  • ​​​​​​​​ رسیدگی به مطالبات

​​​​​​​​با دیجیتالی کردن این فرآیندهای ارزمند (ولی در عین حال زمان بر)، ۷۲ درصد از مدیران پیش‌بینی می‌کنند که به کارکنان در انجام بهینه تر فعالیت ها کمک کنند، و بیش از ۷۰ درصد انتظار دارند که کار های یکنواخت و روتین کارمندان کاهش یابد. ​

نتایج دنیای واقعی نشان می دهند که این انتظارات با انجام درست این فرایند نتیجه بخش خواهند بود. در طول چند سال اخیر و درگیری با بیماری کرونا، کارکنان یک بیمارستان غرق در مشغله های روزمره کاری خود شده بودند. این بیمارستان از اتوماسیون فرآیند رباتیک (‏RPA) استفاده کرد و توانست معادل زمان کاری پنج کارمند تمام‌وقت در انجام فرایند ها صرفه جویی کند. کارکنان قادر به استفاده از این زمان برای انجام کار های بالینی لازم برای انجام واکسیناسیون در بیمارستان بودند.

حدود ۹۴ درصد از مدیران اظهار داشتند که فرآیندهای سازماندهی و مدیریت نیروی کار و ارتباط آن ها با بخش های دیجیتال در مقیاس بزرگ، یکی از رایج‌ترین مشکلاتی بود که آن‌ها در مسیر راه اندازی اتوماسیون کاری با آن مواجه شدند. خوشبختانه، یک بستر اتوماسیون هوشمند می‌تواند به سازمان‌ها در تعیین محل شروع انجام این تغییرات کمک کند. این بستر، طیف گسترده‌ای از فن‌آوری‌های اتوماسیون مانند اسناد هوشمند و تنظیم فرآیند ها را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند بدون جایگزین کردن تمام سیستم‌های موجود، خودکارسازی را آغاز کنند. سپس زمانی که آمادگی لازم ایجاد شده باشد، می‌توانند به سمت فن‌آوری‌های پیشرفته‌تر حرکت کنند. ​

اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند کارهای روزمره و دستی را بر عهده گرفته و عملکردهای کارمندان را ارزیابی کند و همچنین فرصت‌های کاری که می‌توانند خودکار شوند را شناسایی کند. شرکت‌ها همچنین می‌توانند اولویت‌بندی کنند که در چه بخش هایی با تمرکز بر اتوماسیون فرایند های کاری با هدف تاثیر حداکثری بر بهره وری کسب‌وکار، کار های دستی را حذف کنند، بنابراین زمان و منابع خود را برای تکمیل وظایف اضافی هدر نمی‌دهند.

سازمان‌ها می‌توانند فرآیند اتوماسیون را در سراسر شرکت تسریع کنند و وظایف اضافی را به ربات‌های نیروی هوش مصنوعی بسپارند تا تیم‌های موفقی با همکاری سیستم های دیجیتال و کارمندان ایجاد کنند که قدرتمندتر از همتایان خود هستند. زمانی که از ربات‌ها و دستیار های هوش مصنوعی به درستی استفاده شود، تیم‌ها می‌توانند هم‌کاری موثرتری داشته باشند، و وظایف طاقت فرسا و خسته‌کننده‌ای که افراد پیدا می‌کنند را بر عهده بگیرند. ​

احساس اینکه مجبور نیستید کارهای خسته‌کننده و دنیوی را انجام دهید باعث می‌شود که کارمندان اشتیاق بیشتری به کار خود پیدا کنند.

بهبود تجربه کارمندان با هوش مصنوعی

۸ مزایای یک رویکرد هوشمندتر برای اتوماسیون ​​​​​​​

  1. افزایش رضایت و حفظ کارمندان

خستگی، یکنواختی و فعالیت‌های مرسومی مانند فاکتورهای پردازش و ورود داده‌های دستی همگی به علائم بزرگ کمک می‌کنند. هنگامی که شما فرآیندها را خودکار می‌کنید، کارمندان می‌توانند در تعاملات با مشتری ارتباط برقرار کنند مانند پاسخ به سوالات ورودی که نیاز به تفکر استراتژیک و خدمات شخصی سازی شده دارند. ​

    ۲٫ کاهش خستگی کارگر

هیچ چیز نمی‌تواند کارمند را سریع‌تر از کارهای خسته‌کننده و تکراری به خواب ببرد. اتوماسیون، فرآیندهای پایان‌ناپذیر و اغلب دشوار را متوقف می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد تا بدون احساس درماندگی بر روی آنچه دوست دارند کار کنند. به عنوان مثال، یک شرکت لجستیک بهینه‌سازی سفارشات مشتری را خودکار کرد و شرکت را قادر ساخت تا پنج کارمند ماهر را از شیفت شب به شیفت روز تغییر دهد. آن‌ها اکنون می‌توانند بر روی کاره‌ای جدید و چالش برانگیزتر کار کنند و دیگر مجبور نیستند یک شبه کار کنند. ​

   ۳٫ تعادل بهتر بین کار و زندگی

اتوماسیون شبیه ماشین زمان است. شما می‌توانید فرآیندها را تسریع کنید، که ضروری شده‌اند چون بسیاری از سازمان‌ها با کمبود نیروی انسانی مواجه هستند. به جای مجبور کردن کارمندان به اضافه‌کاری، اتوماسیون انجام کارهای بیشتر با منابع انسانی کم‌تر را ممکن می‌سازد. کارمندان هنوز هم می‌توانند به موقع کار کنند، بنابراین احتمال نارضایتی آن‌ها کم‌تر است. ​

   ۴٫ هم‌کاری بیشتر میان تیم‌های چند مسئولیتی

اتوماسیون فعالیت‌های تجاری جداگانه قبلی را با سیستم‌های مرتبط متحد می‌کند، انجام کارها و تبادل اطلاعات را آسان‌تر می‌کند. حتی چیزی به سادگی یک ویرایشگر PDF پیشرفته، برای مثال، به کارمندان اجازه می‌دهد تا اسناد PDF را از هر مکانی ویرایش، به اشتراک گذاشته و امضا کنند، و کار را برای رهبران پروژه، اعضای تیم، و حتی کل بخش‌ها آسان‌تر کنند.​​​

   ۵٫ بهره‌وری بهبود یافته

نرم‌افزار مدیریت اسناد که با هوش مصنوعی کار می‌کند با خودکار کردن فرآیندها در زمان صرفه‌جویی می‌کند. اطلاعات بلافاصله به سیستم‌های کسب‌وکار مورد نیاز منتقل می‌شوند. کارمندان دسترسی فوری به اطلاعات به روز شده و مرتبط دارند که به آن‌ها اجازه می‌دهد تا وظایف خود را سریع‌تر و موثرتر انجام دهند. ​

به عنوان مثال، یک وام‌دهنده وام مسکن، یک بستر مدیریت فرآیند تجارت (‏BPM) را اجرا کرد که شامل فن‌آوری‌های اتوماسیون مانند ضبط شناختی و تشخیص شخصیت نوری برای خودکار کردن جریان‌های کار منشا وام و صرفه‌جویی ۱۶ ساعته در روز بود. اکنون آن‌ها می‌توانند ۵۰ درصد سریع‌تر از قبل به درخواست‌های مشتریان درونمرزی پاسخ دهند. ​

  ۶٫ هزینه‌های کاهش‌یافته

فعالیت‌های دستی مانند پردازش فاکتور، سوار شدن به هواپیما، و پردازش ادعا سریع‌تر و درست‌تر و با هزینه کم‌تر برای کسب‌وکار در زمان دیجیتالی شدن جریان‌های کار تکمیل می‌شوند. این امر منجر به پس‌انداز به دلیل بهبود انطباق، کاهش مجازات‌های پرداخت دیر هنگام و تخفیف‌های پرداخت زود هنگام می‌شود. ​

   ۷٫ بهبود تجربه مشتری

کارمندانی که از آن‌ها تقدیر و تشکر می‌شود، بیشتر احتمال دارد که تمرکز کنند، عملکرد خوبی داشته باشند و نگرش خوبی در هنگام تعامل با مشتریان، تامین کنندگان و شرکا داشته باشند. اکثریت بزرگی (‏۸۵ درصد) ‏از پاسخ دهندگان به یک نظرسنجی IDC موافق هستند که بهبود تجربه کارکنان و تعامل بیشتر کارکنان به معنای تجربه بهتر مشتری و رضایت بیشتر مشتری است. ​

   ۸٫ تصمیمات تجاری بهتر

مدیران و مدیران ارشد می‌توانند با کسب بینش بیشتر نسبت به عملیات و عملکرد کسب‌وکار از تجزیه و تحلیل سود ببرند. بسترهای اتوماسیون هوشمند مدرن مجهز به هوش فرآیند هستند که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تحلیل‌های مبتنی بر مرورگر را بر روی داده‌ها در سراسر منابع متعدد گسترش دهند. با مرتبط کردن داده‌ها و معیارها برای گام‌های فرآیندهای کسب‌وکار، مدیریت و مدیران اجرایی به تنگناها و عملیات‌های کلی پی می‌برند، بنابراین آن‌ها می‌توانند تصمیمات هوشمندتری برای افزایش روش‌ها و عملکرد شرکت اتخاذ کنند. ​​​​​​​

هوشمند و خودکار شدن

​​​​​​​​از امور مالی تا بازاریابی تا منابع انسانی، اتوماسیون به کارمندان کمک می‌کند تا کار خود را به طور موثرتر و بهتر تکمیل کنند، و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بر وظایف با ارزش بالاتر تمرکز کنند. اگر شرکت شما نشانه‌هایی از فرار مغزها را تجربه می‌کند و یا شما می‌خواهید بینش بیشتری در مورد چگونگی بهبود عملکرد و عملیات کسب‌وکار داشته باشید، کشف کنید که چگونه می‌توانید از اتوماسیون هوشمند بهره ببرید و کارمندان خود را شادتر کنید. ​

بیشتر بخوانید: 

منبع Builtin

درباره‌ی سیده مژگان علوی

همچنین ببینید

نگاهی عمیق به آینده هوش مصنوعی از دید کارشناسان

نگاهی عمیق به آینده هوش مصنوعی از دید کارشناسان

با نگاه به روند رشد تکنولوژی و تغییرات ایجاد شده در زندگی مردم، انتظار می‌رود …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.